BPOの意味とは?メリット・デメリットや導入時の注意点を解説

最近、企業の多くが導入している「BPO」。

「コストを削減しながらコア業務に集中したい」といった想いから普及していますが、「BPOって何?」と感じている方も多いのではないでしょうか。

今回は、BPOの意味やメリット・デメリット、さらに導入時の注意点も解説します。

記事の最後にはおすすめのBPO業者も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

BPOの意味とは?

そもそも、BPOとは一体何を意味する言葉なのでしょうか?

こちらでは、BPOの意味やアウトソーシングとの違いを解説します。

BPOとは

BPOとは、「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略です。

自社で行なっている業務を、外部に企画から分析まで全て一括して依頼することを意味します。

業務の中には自社社員が担当できるものもありますよね。

これらの業務をBPO業者に委託することで、社員がコア業務に集中することができ、効率的に業績を向上させることが可能です。

また、コア業務を担当する人材を採用したり教育したりなど、費用面や時間面のコストも抑えられるため、利益の損失も防げるでしょう。

BPO業者は専門知識を持っている人ばかりなので、結果的に業務プロセスの進行が滞りなく行なわれ、顧客満足度を上昇させることも期待できます。

アウトソーシングとの違い

BPOは、名前の通りアウトソーシング(外注)の一種です。

アウトソーシングとは、一般的に単一業務を外部に委託することを指します。

業務の一部だけを依頼するために委託費用は安いですが、前後の作業を自社で行わなければいけないからこそ担当者の負担はなかなか軽減されません。

一方、BPOは業務の企画から実行、さらに分析までを一通り委託することを指します。

手間や時間がかかることから、一般的にアウトソーシングよりも費用は高くなりますが、自社の負担が大きく減るので結果的に業務の効率化を図ることが可能です。

BPOを導入する意味とは?3つのメリット

多くの企業がBPOを導入しているのは、以下3つの理由があるからです。

  • コア業務に集中できる
  • コストを削減できる
  • 顧客満足度が向上する

では、企業にとってBPOを導入すると得られるメリットについて解説します。

コア業務に集中できる

BPOを利用すると、社員はコア業務に尽力することが可能です。

自社には様々な仕事がありますが、大きく「コア業務」と「ノンコア業務」に分けることができます。

会社の業績向上を目指すなら、直接的に利益へつながるコア業務に尽力するべきですが、どうしても対処しなければいけないノンコア業務はつきものです。

書類の管理や整理など、自社社員ではなくてもできるようなノンコア業務に時間や手間をかけてしまっては、効率的に業績を向上させることはできません。

BPOを導入してノンコア業務を委託すれば、優秀な人材がコア業務のみに集中できるので、収益が向上します。

コストを削減できる

BPOを活用すれば、時間や費用などのコストを削減することができます。

「委託費用がかかるんじゃないの?」と思うかもしれませんが、先ほどもお伝えしたように担当者がノンコア業務にかかるコストを考えると、BPOを活用した方が自社のプラスにつながるのです。

また、優秀な人材をコア業務のみに尽力してほしいからと、新たにノンコア業務を担当する人材を採用するとしましょう。

説明会の実施や面接などで一定の時間や費用がかかるうえ、全て1人でこなせるようになるには他の社員が教育をしなければいけませんよね。

教育にかかる時間や採用コストなどを考えると、初めから専門知識を持つBPO業者に委託したほうがコストを削減できます。

顧客満足度が向上する

BPOを活用することで、顧客満足度の向上も期待できます。

例えば、人員不足によりノウハウに不安の残る社員がある業務を担当していたとしましょう。

この社員は手探りで行うからこそ、対応スピードは遅くなり、場合によっては成果物の品質も下がってしまうかもしれません。

最悪の場合、顧客とのトラブルが起きてしまい、契約を打ち切られてしまうことも考えられます。

対して、BPO業者はプロ集団なので、最短で高品質な成果物を納品することが可能です。
これにより、顧客満足度が向上し自社との取引がさらに盛り上がるでしょう。

BPO導入のデメリット

一方で、BPOを導入したときのデメリットは以下3つです。

  • 社内にノウハウが蓄積されない
  • 依頼に準備が必要
  • コミュニケーションギャップのリスクがある

事前にデメリットを押さえておき、対処をしておけば、納得できる業績を叩き出すことができるでしょう。

社内にノウハウが蓄積されない

BPO業者に委託すると、特定の業務に関するノウハウは自社に蓄積されません。

ただ、外部への委託を考えている業務というのは、そもそも自社にとって重要度が高くないものです。

ノンコア業務のノウハウを蓄積するよりもコア業務へのさらなる尽力を優先させた方が、業績を向上させることができるでしょう。

依頼に準備が必要

外部に自社の業務を依頼するため、どうしても事前に引継ぎの準備が必要です。

どんな目的でどんな成果物を納品してほしいのか、事前に社内で打ち合わせを行い、具体的に検討しましょう。

ただ、一度準備を終えてしまえば後は全て任せることができるので、長期的な視点から考えるとBPOを利用するメリットが大きいと言えます。

コミュニケーションギャップのリスクがある

どうしても外部に依頼するという状況のため、「〇〇をやってほしかったのに、△△が納品された」といったことが起こる可能性があります。

コミュニケーションギャップを避けるには、依頼内容を具体的に伝え、綿密にやり取りを行うことが大切です。

変更点があればすぐに共有するなど、迅速な対応を心がけることで、満足できる成果物を納品してもらえるでしょう。

BPOを導入するときの注意点

企業に大きなメリットのあるBPOですが、導入を検討する場合は以下2つの注意点を押さえるべきです。

  • 何を任せるか慎重に吟味する
  • BPO業者をしっかり選ぶ

では、それぞれどのような点に注意するべきか解説します。

何を任せるか慎重に吟味する

どんな業務をBPO業者に任せるのかによって、その後の満足度が異なります。

コア業務は自社社員でなければ成果を出すことは難しく、今後会社にノウハウを蓄積したい業務も避けるのが無難でしょう。

現状の問題を解決できるうえで外部に委託しても問題のない仕事を選ぶことで、効率的に業務を行うことができます。

BPO業者をしっかり選ぶ

委託するBPO業者を誤ってしまうと、思っているような成果を出してもらうことはできません。

業者によって得意・不得意な分野がそれぞれ異なるため、依頼する業務が決まったら事前にリサーチしましょう。

また、コスト面や対応スピード、さらにセキュリティは万全かを吟味することで、自社に適したBPO業者を選ぶことができます。

おすすめのBPOサービス業者

「どこのBPO業者に頼もうかな」と迷っている方におすすめなのが、弊社「MEISERVICE(メイサービス)」です。

MEISERVICEでは、主に以下の業務をお任せいただけます。

  • 健康診断事務代行
  • 福利厚生管理
  • 車両管理
  • 総務人事に関わる事務管理
  • 引越手配

業務効率化のスペシャリストとして、コスト削減のサポートも可能です。

ぜひ、お気軽にご相談ください。

まとめ|BPOとは特定の業務を全て委託すること

今回は、BPOの意味やメリット・デメリット、さらに導入時の注意点も解説しました。

BPOとは、ある業務を企画・実施・分析まで外部に委託することです。

BPOを導入することで、社員はコア業務に専念できコストの削減にもつながるので、業務の効率化を図りたい方は検討してみましょう。

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