社宅代行サービスとは?利用するメリットや選ぶポイントなどを紹介

会社が従業員に対して福利厚生の一環として社宅を提供する場合、社宅の確保や家賃の支払い、入退去者の管理など、管理作業に多くの手間がかかってしまう場合があります。

これらの管理作業を省くために「社宅代行サービス」を利用することをおすすめしています。

しかし、まだ導入を行っていない企業の担当者の方の中には、社宅代行サービスの具体的な内容やメリット・デメリット、社宅代行サービスの選び方を知らないという方も多いのではないでしょうか?

本記事では、社宅代行サービスの具体的な内容やメリット・デメリットについて解説をしていきます。社宅代行サービスに興味をお持ちの方は是非参考にしてみてくださいね。

社宅代行サービスとは?

社宅代行サービスは、企業が自社で行う社宅管理業務を外部企業に委託するサービスのことを言います。

自社で社宅の管理を行う場合、不動産会社や家主との交渉や契約・更新・解約業務、賃料の送金や支払い調書の作成など、多岐にわたる業務を行う必要があります。特に管理会社や家主の違う複数の社宅を契約中や、企業が規模を拡大して全国に展開する場合は、社宅に関する管理の業務量も膨大になり、担当者の負担も計り知れないものになります。

社宅代行サービスを利用することで、これらの業務負担を軽減できるだけでなく、事業に精通した専門家に業務を委託することで、敷金の精算などの作業を円滑に進めるメリットなどがあります。

社宅代行サービスが生まれた背景

企業内には業務内容に応じて様々な部署が存在します。社宅の管理は通常、総務部や人事部が担当しますが、総務部は社内の備品管理や行事の企画・運営など組織全体に関わる業務を行い、一方で人事部は人材配置の決定や教育、勤怠や給料管理などの業務を並行して行いますよね。そのため、これらの部署にとって社宅の管理業は負担が大きいと言えます。

1990年代中頃から業務効率を向上させるために社内業務の一部を外部に委託するアウトソーシングの流れが強まり、上記の理由から社宅代行サービスも生まれたとされています。

社宅代行サービスの主な内容

社宅代行サービスの主な内容は以下の通りです。

・新規契約業務
・解約業務
・更新業務
・定例業務

それぞれについて詳しく解説を行います。

新規契約業務

1:物件情報の収集
2:物件の選定・条件交渉・申込み手続き
3:契約書のリーガルチェック
4:契約書の捺印と返送手続き
5:契約金の支払い

まずは借り上げ候補の物件に関する情報収集から始まり、物件の選定・申込み、契約時の契約書リーガルチェック、契約書の捺印と返送、そして契約金の支払いまで、新しい契約に関わる一連の業務を代行してもらうことができます。

解約業務

解約業務において代行してもらえる内容は、主に以下の通りです。

1:解約申入手続き
2:精算書のチェック
3:原状回復費の均衡確認
4:敷金の精算

家主から借り入れた社宅を解約する際には、まず解約申入手続きが必要です。また、退去時には精算書のチェックや原状回復費の妥当性の確認、そして敷金の精算などが発生します。特に、解約時には原状回復費や敷金精算には専門的な知識が求められるため、トラブルを回避するためにも代行してもらうメリットは大きいと言えます。

更新業務

更新業務においては、以下の項目があります。

1:更新意思の確認
2:更新書類のチェック
3:更新料の支払い

家主との間で更新時期や更新料が定められている場合、更新前には更新意思の確認や更新書類のチェック、そして更新料の支払いが必要です。。

定例業務

最後に、定例業務に関する内容です。主に以下の項目が含まれます。

1:賃料の送金手続き
2:データの管理
3:口座情報の変更手続き
4:法定調書の作成

家主への賃料支払いや、物件関連のデータ管理、必要に応じて口座情報の変更や法定調書の作成などが定例業務となります。これらの業務を代行会社に依頼することで他の業務に時間を割くことが可能です。

社宅代行サービス導入はこんな企業におすすめ

社宅代行サービスは以下のような社宅管理の業務削減・改善をしたいと考えている企業におすすめできるサービスです。

・総務·人事部内での業務負担が大きい
・業務負担でかさむ残業代を削減したい
・社内で賃貸契約の専門的知識を持った人材がいない
・書類保管が大変
・リーガルチェックが大変
・契約後のトラブルやリスク管理が大変
・毎月の支払業務が大変
・退去後の原状回復費用に妥当性があるのか不明

これらの悩みを抱えている企業の方は社宅代行サービスの導入をおすすめします。

社宅代行サービスのメリット【7選】

社宅代行サービスを利用するメリットは、次のような点が挙げられます。

・業務の効率化が図れる
・専門知識がなくても良い
・業務量変動への柔軟な対応が可能
・社宅利用者の利便性と満足度が向上する
・窓口を一本化できる
・契約リスクの軽減
・コストを削減できる

これらのメリットについて、詳しく解説を行います。

業務の効率化が図れる

社宅を自社で管理・運営するにはさまざまな業務が発生します。しかし、社宅代行サービスを利用すれば、これらの管理業務のほとんどを代行してもらうことができます。 もちろんサービス内容は代行会社によって異なりますが、社宅業務担当者の業務量を約80%程度は削減することができるでしょう。

社宅管理に関連する業務量を大幅に削減することで、自社内のリソース流出を抑えるだけでなく、他の業務に注力することができます。

専門知識がなくても良い

社宅の管理には専門知識が必要であり、総務部や人事部が管理を行う場合は、賃貸借契約に関する知識を新たに身につけるか、専門知識を持つ従業員を雇用する必要があります。 しかし、社宅代行サービスを利用すれば、新たに専門知識を身につける必要がなくなるため、人件費や講習費用などのコスト削減も期待できます。

業務量変動への柔軟な対応が可能

社宅の管理業務は月ごとに業務量が大きく変動します。特に異動が多い4月や9月は、通常の業務に加えて管理業務が増加するため、対応に追われる可能性が非常に高いです。 この場合、業務量の変動に応じて他部署から人員を回す方法を思いつく方もいらっしゃるかと思いますが、人員確保にはかなりの労力を有します。 社宅代行サービスを利用することで、業務量の変動にも柔軟に対応できるため、従業員の増員や他部署からの人員移動を必要とせずに済みます。

社宅利用者の利便性と満足度が向上する

社宅代行サービスを利用することで、社宅利用者の利便性と満足度を向上させることができます。なぜならば不動産の専門家による物件調査や選定を代行してもらえるため、自社で探す場合と比較して、より目的に合った質の高い物件を提案してもらうことができるからです。

また、異動が集中する3~4月の引っ越しの繁忙期においても、物件不足の心配がなくなったり、入居時のサポートがしっかり行われるため、利用者の利便性と満足度を高めることができます。

窓口を一本化できる

社宅代行サービスを利用することで、窓口を一本化することができます。自社で社宅を管理する場合、賃貸契約を結ぶ家主と直接連絡を取らなくてはいけませんが、全国規模で支社がある企業の場合、各エリアで社宅の管理を行う必要があるため、それだけの家主と連絡を取らなくてはいけないことからその業務量は計り知れません。

しかし、社宅代行サービスを利用すれば、企業側の窓口は代行会社の一つに統一することができます

契約リスクの軽減

多くの従業員を抱える企業では、社宅を確保する際に複数のオーナーや不動産会社と契約を結びます。契約書の内容は物件ごとに異なるため、不利な条件で契約を結ぶ可能性も…。社宅代行サービスを利用することで、専門家が契約内容を確認(リーガルチェック)するため、不利な条件で契約を結んでしまうリスクを軽減できます。

コストを削減できる

社宅代行サービスを導入することで、実はコスト削減も実現できます。例えば、物件退去時には、損耗状況に応じて敷金から精算が行われます。通常、賃貸契約では損耗に関する費用は家主が負担しますが、適正な原状回復費用を判断するのは簡単ではありません。

社宅代行サービスを利用することで、専門知識が必要な原状回復費用の適正化が可能となります。その結果、企業側が負担する費用を削減し、コストの削減をすることができるでしょう。

社宅代行サービスのデメリット【2選】

社宅代行サービスには多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。これらのデメリットに対処することで、より安心して利用できるでしょう。

・個人情報漏洩のリスク
・社宅委託費用が発生する

詳しく解説していきます。

個人情報漏洩のリスク

社宅管理業務では、自社の情報や従業員の個人情報を取り扱うため個人情報漏洩のリスクが懸念されます。つまり、社宅代行サービスを利用することで情報が外部に漏れてしまう可能性が常にあるということになります。

もし委託先のシステムがサイバー攻撃に遭った場合、自社の情報も漏洩する可能性が高まります。このようなセキュリティリスクを回避するためにも、社宅代行サービス会社のセキュリティ対策やコンプライアンスを事前に確認して信頼できる会社に依頼をすることが大切です。

社宅委託費用が発生する

社宅代行サービスの利用には委託費用がかかります。これは、サービス内容や管理する物件の数、依頼範囲に応じて異なります。予想以上の支出が発生する可能性があるため、自社のニーズや予算に合わせて適切なサービスを選ぶことが重要です。

適切な選択をするためには、複数の社宅代行サービス会社を比較検討し、自社のニーズに最もマッチするプランを見つけることが大切です。

自社に適した社宅代行サービスを選ぶ4つのポイント

社宅代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

1:実績の多さ
2:自社の求めているものと合っているか
3:コスト
4:サポート体制・信頼できる担当者がいるかどうか

以下に詳しく解説をしていきます。

1:実績の多さ

社宅代行サービスを選ぶ際には、プランの多さは非常に重要なポイントです。代行会社の多くが事務代行形式のプランが多く、自社の求める代行プランと合致せず、妥協してしまうケースも散見されます。ある程度、かたまったプランになりがちですが、アレンジ可能かどうかも大きなポイントでしょう。プランが豊富な会社は、過去の経験から得た知識やノウハウを活かしてイレギュラーなトラブルにも迅速に対応できる体制を整えている可能性が高いでしょう。

2:自社の求めているものと合っているか

社宅代行サービス会社が提供しているサービス内容が、自社の状況と合っているかどうか事前に確認しましょう。

社宅には「社有社宅」と「借り上げ社宅」があり、どちらのサービスに対応しているかで依頼する会社が違います。また、一棟借りやマンスリー利用が可能かどうかなど、具体的なサービスの内容についても確認しておくことが大切です。

3:コスト

社宅代行サービスの費用は、依頼する内容や選んだ社宅代行サービス会社によって異なります。一般的には、導入費や1契約ごとに別途費用が発生する場合もありますので、依頼する内容を決定したら早い段階で複数の社宅代行サービス会社に見積もりを依頼するようにしましょう。

ただし、費用を抑えることだけに注力せず、サービスの質や過去の実績などを比較し、しっかりと判断することが大切です。

4:サポート体制・信頼できる担当者がいるかどうか

社宅代行サービスの利用は社宅管理のアウトソーシングによるコスト削減だけでなく、企業の業務効率化にもつながります。サービスの相談をした際に、「なぜ社宅代行を依頼することになったのか」、「企業の問題点」等をしっかりヒアリングした上で代行プランを考案してくれる会社を選びましょう。

また、物件探しや退去時、トラブルが起こった時などに対応するのが専任のスタッフかどうかを確認することも大切です。サポート体制が整っている社宅代行サービス会社は、定期的に委託企業を訪問して状況を報告し、サービス内容の改善を提案してくれます。担当者の話を聞いて、任せられる人材かどうかを判断するのも社宅代行サービス会社を選ぶ際に見ておきたいポイントです。

まとめ

社宅代行サービスを選ぶ際には、企業のニーズや予算に合わせて慎重に決めることが重要です。適切な社宅代行サービスを選ぶことで、業務効率化やコスト削減、さらには社宅利用者の満足度向上など多くのメリットを享受できます。 しっかりと比較検討し、信頼できるパートナーを見つけることで、より円滑な社宅管理が実現できるでしょう。

会社が従業員に対して福利厚生の一環として社宅を提供する場合、社宅の確保や家賃の支払い、入退去者の管理など、管理作業に多くの手間がかかってしまう場合があります。

これらの管理作業を省くために「社宅代行サービス」を利用することをおすすめしています。

しかし、まだ導入を行っていない企業の担当者の方の中には、社宅代行サービスの具体的な内容やメリット・デメリット、社宅代行サービスの選び方を知らないという方も多いのではないでしょうか?

本記事では、社宅代行サービスの具体的な内容やメリット・デメリットについて解説をしていきます。社宅代行サービスに興味をお持ちの方は是非参考にしてみてくださいね。

社宅代行サービスとは?

社宅代行サービスは、企業が自社で行う社宅管理業務を外部企業に委託するサービスのことを言います。

自社で社宅の管理を行う場合、不動産会社や家主との交渉や契約・更新・解約業務、賃料の送金や支払い調書の作成など、多岐にわたる業務を行う必要があります。特に管理会社や家主の違う複数の社宅を契約中や、企業が規模を拡大して全国に展開する場合は、社宅に関する管理の業務量も膨大になり、担当者の負担も計り知れないものになります。

社宅代行サービスを利用することで、これらの業務負担を軽減できるだけでなく、事業に精通した専門家に業務を委託することで、敷金の精算などの作業を円滑に進めるメリットなどがあります。

社宅代行サービスが生まれた背景

企業内には業務内容に応じて様々な部署が存在します。社宅の管理は通常、総務部や人事部が担当しますが、総務部は社内の備品管理や行事の企画・運営など組織全体に関わる業務を行い、一方で人事部は人材配置の決定や教育、勤怠や給料管理などの業務を並行して行いますよね。そのため、これらの部署にとって社宅の管理業は負担が大きいと言えます。

1990年代中頃から業務効率を向上させるために社内業務の一部を外部に委託するアウトソーシングの流れが強まり、上記の理由から社宅代行サービスも生まれたとされています。

社宅代行サービスの主な内容

社宅代行サービスの主な内容は以下の通りです。

・新規契約業務
・解約業務
・更新業務
・定例業務

それぞれについて詳しく解説を行います。

新規契約業務

1:物件情報の収集
2:物件の選定・条件交渉・申込み手続き
3:契約書のリーガルチェック
4:契約書の捺印と返送手続き
5:契約金の支払い

まずは借り上げ候補の物件に関する情報収集から始まり、物件の選定・申込み、契約時の契約書リーガルチェック、契約書の捺印と返送、そして契約金の支払いまで、新しい契約に関わる一連の業務を代行してもらうことができます。

解約業務

解約業務において代行してもらえる内容は、主に以下の通りです。

1:解約申入手続き
2:精算書のチェック
3:原状回復費の均衡確認
4:敷金の精算

家主から借り入れた社宅を解約する際には、まず解約申入手続きが必要です。また、退去時には精算書のチェックや原状回復費の妥当性の確認、そして敷金の精算などが発生します。特に、解約時には原状回復費や敷金精算には専門的な知識が求められるため、トラブルを回避するためにも代行してもらうメリットは大きいと言えます。

更新業務

更新業務においては、以下の項目があります。

1:更新意思の確認
2:更新書類のチェック
3:更新料の支払い

家主との間で更新時期や更新料が定められている場合、更新前には更新意思の確認や更新書類のチェック、そして更新料の支払いが必要です。。

定例業務

最後に、定例業務に関する内容です。主に以下の項目が含まれます。

1:賃料の送金手続き
2:データの管理
3:口座情報の変更手続き
4:法定調書の作成

家主への賃料支払いや、物件関連のデータ管理、必要に応じて口座情報の変更や法定調書の作成などが定例業務となります。これらの業務を代行会社に依頼することで他の業務に時間を割くことが可能です。

社宅代行サービス導入はこんな企業におすすめ

社宅代行サービスは以下のような社宅管理の業務削減・改善をしたいと考えている企業におすすめできるサービスです。

・総務·人事部内での業務負担が大きい
・業務負担でかさむ残業代を削減したい
・社内で賃貸契約の専門的知識を持った人材がいない
・書類保管が大変
・リーガルチェックが大変
・契約後のトラブルやリスク管理が大変
・毎月の支払業務が大変
・退去後の原状回復費用に妥当性があるのか不明

これらの悩みを抱えている企業の方は社宅代行サービスの導入をおすすめします。

社宅代行サービスのメリット【7選】

社宅代行サービスを利用するメリットは、次のような点が挙げられます。

・業務の効率化が図れる
・専門知識がなくても良い
・業務量変動への柔軟な対応が可能
・社宅利用者の利便性と満足度が向上する
・窓口を一本化できる
・契約リスクの軽減
・コストを削減できる

これらのメリットについて、詳しく解説を行います。

業務の効率化が図れる

社宅を自社で管理・運営するにはさまざまな業務が発生します。しかし、社宅代行サービスを利用すれば、これらの管理業務のほとんどを代行してもらうことができます。 もちろんサービス内容は代行会社によって異なりますが、社宅業務担当者の業務量を約80%程度は削減することができるでしょう。

社宅管理に関連する業務量を大幅に削減することで、自社内のリソース流出を抑えるだけでなく、他の業務に注力することができます。

専門知識がなくても良い

社宅の管理には専門知識が必要であり、総務部や人事部が管理を行う場合は、賃貸借契約に関する知識を新たに身につけるか、専門知識を持つ従業員を雇用する必要があります。 しかし、社宅代行サービスを利用すれば、新たに専門知識を身につける必要がなくなるため、人件費や講習費用などのコスト削減も期待できます。

業務量変動への柔軟な対応が可能

社宅の管理業務は月ごとに業務量が大きく変動します。特に異動が多い4月や9月は、通常の業務に加えて管理業務が増加するため、対応に追われる可能性が非常に高いです。 この場合、業務量の変動に応じて他部署から人員を回す方法を思いつく方もいらっしゃるかと思いますが、人員確保にはかなりの労力を有します。 社宅代行サービスを利用することで、業務量の変動にも柔軟に対応できるため、従業員の増員や他部署からの人員移動を必要とせずに済みます。

社宅利用者の利便性と満足度が向上する

社宅代行サービスを利用することで、社宅利用者の利便性と満足度を向上させることができます。なぜならば不動産の専門家による物件調査や選定を代行してもらえるため、自社で探す場合と比較して、より目的に合った質の高い物件を提案してもらうことができるからです。

また、異動が集中する3~4月の引っ越しの繁忙期においても、物件不足の心配がなくなったり、入居時のサポートがしっかり行われるため、利用者の利便性と満足度を高めることができます。

窓口を一本化できる

社宅代行サービスを利用することで、窓口を一本化することができます。自社で社宅を管理する場合、賃貸契約を結ぶ家主と直接連絡を取らなくてはいけませんが、全国規模で支社がある企業の場合、各エリアで社宅の管理を行う必要があるため、それだけの家主と連絡を取らなくてはいけないことからその業務量は計り知れません。

しかし、社宅代行サービスを利用すれば、企業側の窓口は代行会社の一つに統一することができます

契約リスクの軽減

多くの従業員を抱える企業では、社宅を確保する際に複数のオーナーや不動産会社と契約を結びます。契約書の内容は物件ごとに異なるため、不利な条件で契約を結ぶ可能性も…。社宅代行サービスを利用することで、専門家が契約内容を確認(リーガルチェック)するため、不利な条件で契約を結んでしまうリスクを軽減できます。

コストを削減できる

社宅代行サービスを導入することで、実はコスト削減も実現できます。例えば、物件退去時には、損耗状況に応じて敷金から精算が行われます。通常、賃貸契約では損耗に関する費用は家主が負担しますが、適正な原状回復費用を判断するのは簡単ではありません。

社宅代行サービスを利用することで、専門知識が必要な原状回復費用の適正化が可能となります。その結果、企業側が負担する費用を削減し、コストの削減をすることができるでしょう。

社宅代行サービスのデメリット【2選】

社宅代行サービスには多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。これらのデメリットに対処することで、より安心して利用できるでしょう。

・個人情報漏洩のリスク
・社宅委託費用が発生する

詳しく解説していきます。

個人情報漏洩のリスク

社宅管理業務では、自社の情報や従業員の個人情報を取り扱うため個人情報漏洩のリスクが懸念されます。つまり、社宅代行サービスを利用することで情報が外部に漏れてしまう可能性が常にあるということになります。

もし委託先のシステムがサイバー攻撃に遭った場合、自社の情報も漏洩する可能性が高まります。このようなセキュリティリスクを回避するためにも、社宅代行サービス会社のセキュリティ対策やコンプライアンスを事前に確認して信頼できる会社に依頼をすることが大切です。

社宅委託費用が発生する

社宅代行サービスの利用には委託費用がかかります。これは、サービス内容や管理する物件の数、依頼範囲に応じて異なります。予想以上の支出が発生する可能性があるため、自社のニーズや予算に合わせて適切なサービスを選ぶことが重要です。

適切な選択をするためには、複数の社宅代行サービス会社を比較検討し、自社のニーズに最もマッチするプランを見つけることが大切です。

自社に適した社宅代行サービスを選ぶ4つのポイント

社宅代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

1:実績の多さ
2:自社の求めているものと合っているか
3:コスト
4:サポート体制・信頼できる担当者がいるかどうか

以下に詳しく解説をしていきます。

1:実績の多さ

社宅代行サービスを選ぶ際には、プランの多さは非常に重要なポイントです。代行会社の多くが事務代行形式のプランが多く、自社の求める代行プランと合致せず、妥協してしまうケースも散見されます。ある程度、かたまったプランになりがちですが、アレンジ可能かどうかも大きなポイントでしょう。プランが豊富な会社は、過去の経験から得た知識やノウハウを活かしてイレギュラーなトラブルにも迅速に対応できる体制を整えている可能性が高いでしょう。

2:自社の求めているものと合っているか

社宅代行サービス会社が提供しているサービス内容が、自社の状況と合っているかどうか事前に確認しましょう。

社宅には「社有社宅」と「借り上げ社宅」があり、どちらのサービスに対応しているかで依頼する会社が違います。また、一棟借りやマンスリー利用が可能かどうかなど、具体的なサービスの内容についても確認しておくことが大切です。

3:コスト

社宅代行サービスの費用は、依頼する内容や選んだ社宅代行サービス会社によって異なります。一般的には、導入費や1契約ごとに別途費用が発生する場合もありますので、依頼する内容を決定したら早い段階で複数の社宅代行サービス会社に見積もりを依頼するようにしましょう。

ただし、費用を抑えることだけに注力せず、サービスの質や過去の実績などを比較し、しっかりと判断することが大切です。

4:サポート体制・信頼できる担当者がいるかどうか

社宅代行サービスの利用は社宅管理のアウトソーシングによるコスト削減だけでなく、企業の業務効率化にもつながります。サービスの相談をした際に、「なぜ社宅代行を依頼することになったのか」、「企業の問題点」等をしっかりヒアリングした上で代行プランを考案してくれる会社を選びましょう。

また、物件探しや退去時、トラブルが起こった時などに対応するのが専任のスタッフかどうかを確認することも大切です。サポート体制が整っている社宅代行サービス会社は、定期的に委託企業を訪問して状況を報告し、サービス内容の改善を提案してくれます。担当者の話を聞いて、任せられる人材かどうかを判断するのも社宅代行サービス会社を選ぶ際に見ておきたいポイントです。

まとめ

社宅代行サービスを選ぶ際には、企業のニーズや予算に合わせて慎重に決めることが重要です。適切な社宅代行サービスを選ぶことで、業務効率化やコスト削減、さらには社宅利用者の満足度向上など多くのメリットを享受できます。 しっかりと比較検討し、信頼できるパートナーを見つけることで、より円滑な社宅管理が実現できるでしょう。

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