BPOは事業を効率化できる!導入のポイントや業者の選び方とは?

「最近よく聞くBPOって何だろう?」と疑問に感じていませんか?

BPOとは、自社の業務を外部に委託することです。

今回は、BPOとは何かということから、事業に活用するポイントや選び方を解説します。

「自社業務の負担を減らしたい!」「効率的に業務を進めたい!」と考えている方は、ぜひチェックしてみてください。

BPOとは?

BPOとは、一体どのような事業なのでしょうか?

こちらでは、BPOの概要や依頼できる業務の一覧をお伝えします。

BPOとは「外部に業務の企画から分析までを委託すること」

BPOは、「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」を略した言葉です。

自社の業務を外部に一括依頼できる事業であり、効率化を図る様々な企業が導入しています。

名称の通りアウトソーシング(外注)の一種ですが、厳密にはアウトソーシングとは異なります。

アウトソーシングは特定の業務を一時的に委託することが多いです。

一方で、BPOは業務の企画・実行・分析と一連の流れを全て依頼できるため、自社がコア業務へ取り組みやすくなるメリットがあります。

人員不足であったり優秀な人材がノンコア業務の負担を抱えていたりなど、自社の課題を長期にわたって解決したい場合は、BPOを導入するのがおすすめです。

BPOで依頼できる業務

BPOで委託できる業務は業者によって様々ですが、主に以下のような種類があります。

  • 事務作業
  • 人材採用・育成
  • 経理・総務
  • データ処理
  • マーケティング
  • 受付業務
  • コールセンター
  • システム開発

BPOで外注できる業務は、自社の利益に直結するコア業務ではなく、ノンコア業務が主体です。

業者によって得意なジャンルが異なるので、公式HPや見積りの段階で事前に調査することがおすすめでしょう。

BPO業者はプロの集団のため、自社に適切な人材がいない場合は利用することで効率化を図ることができます。

BPOのメリット・デメリット

BPOを事業に導入すると、一体どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか?

事前にメリットとデメリットのどちらも押さえておき、最善の運用方法を選択しましょう。

BPOのメリット

BPOのメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

  • コア業務に尽力でき生産性が向上する
  • コストを削減できる
  • 顧客への提供価値向上につながる

会社の利益に直接関係のないノンコア業務を外部に委託できるため、社員はコア業務のみに集中することができます。

会社の人数や勤務時間などは有限のため、効率的に生産性を向上したいのであればBPOの導入がおすすめでしょう。

さらに、ノンコア業務のために新しい人材を雇う必要がなくなるため、採用にかかる費用や時間、さらに教育のためのコストも削減することが可能です。

また、業務のスペシャリストであるBPO業者に任せることで、スピーディーにハイクオリティーな納品をしてもらえるのもメリットの1つでしょう。

顧客への提供価値が向上することで自社への信頼度が高まり、さらなる業績アップが期待できます。

BPOのデメリット

大きなメリットのあるBPOですが、一方で以下のようなデメリットも押さえておきましょう。

  • 業務のノウハウが蓄積しない
  • 事前の準備が必要

BPOは企画から実施、さらに分析までと業務の全てを委託することができるため、自社にノウハウを蓄積することができません。

ただ、BPO業者に依頼するものは元から社内で作業する必要がないと判断された業務なので、ノウハウの蓄積ができないことを深く受け止める必要はないでしょう。

また、外部の人に依頼をするからこそ、事前に詳細な準備が必要不可欠です。

打ち合わせや依頼内容をまとめることに時間や手間がかかりますが、一度外注してしまえば社内の負担を大きく減らすことができます。

BPOを事業に活用するポイント

BPOを事業に活用するには、以下2つのポイントを押さえるべきです。

  • 依頼する目的をはっきりさせる
  • 依頼内容を具体的に定める

それぞれのポイントを解説します。

依頼する目的をはっきりさせる

BPOを効率的に活用するには、依頼する目的をはっきりさせることが大切です。

目的が具体的に定まっておらず、「とりあえず手に負えない業務を任せればいいか」という気持ちで外注してしまうと、期待していた成果を得ることができません。

自社がBPO業者に依頼する目的をはっきりさせるには、現状分析を行なってみてください。

「現在自社にはどんな経営資源があって、どんな業務があるのか」「何を解決すれば現状を打破できるのか」など、自社が置かれている状況を客観視すれば、依頼内容も明確になりますよ。

依頼内容を具体的に定める

依頼後に後悔しないよう、どんな業務を依頼したいのかなどを具体的に定めましょう。

自社の人材以外の人が見ても理解できるように、できるだけ具体的に分かりやすく依頼内容をまとめると、認識の不一致を避けることができます。

依頼内容を具体的に定めていなければ、自社の想定とは異なる成果物が納品されてしまうことも少なくありません。

結果として、自社の負担が増えてしまうので、依頼内容は時間をかけて丁寧に作り上げてみてくださいね。

BPO業者の選び方4つ

BPO業者を選ぶ際は、以下4つのポイントを意識するべきです。

  • 依頼したい業務に対応しているか
  • 対応スピードは適切か
  • 適切な費用か
  • セキュリティ対策はしっかりしているか

適切な選び方を押さえておかなければ、自社に不適切な業者に任せてしまう事態が起きてしまいます。

ぜひ、BPOの導入を考えている方は、事前にチェックしてみてください。

依頼したい業務に対応しているか

自社が依頼したい業務が得意な業者なのか、必ず確認しましょう。

幅広く業務を手掛けている業者であっても、得意・不得意なジャンルは必ずあるものです。

「実績はどれくらいあるのか」「評判はどうか」など、依頼したい業務に対して適切な成果物を提出してくれる業者かは必ず見極めてみてください。

また、最終的な自社の目的を達成してくれる業者なのかも、チェックしましょう。

対応スピードは適切か

どれだけ素晴らしいBPO業者でも、対応スピードが遅ければ期待している成果を出すことができません。

「業務を依頼した場合、どれくらいで納品できるのか」「自社の営業時間にマッチしたスケジュールでの依頼は可能か」などを、確認してみてください。

依頼前からメールの返信が遅いなどの気になる点があれば、どれだけ実績のあるBPO業者であっても依頼するのは避けるのが無難です。

「いつ返事が来るんだろう?」「いつ納品されるんだろう?」ともやもやすることが明白なので、対応スピードも重視して選んでみましょう。

適切な費用か

依頼をするうえで、市場価格と極端にかけ離れた費用ではないかをチェックしましょう。

高額過ぎる場合に注意するのはもちろん、安すぎる場合もサービスを適切に受けられないことが多いです。

「せっかく依頼したのに、低品質な成果物が納品された…」といった事態を防ぐためにも、事前に複数の業者へ見積りを依頼してみてください。

セキュリティ対策はしっかりしているか

必ず、セキュリティ対策が万全なBPO業者を選ぶようにしましょう。

もし、BPO業者から個人情報が漏洩してしまったら、自社はもちろん顧客にも大きな損失を受けることになります。

責任問題を追求されないためにも、プライバシーマークが取得されているところなど、セキュリティ対策もしっかりと行なっているBPO業者がおすすめです。

まとめ|BPOを導入して事業の効率化を図ろう

今回は、BPOとは何かということから、事業に活用するポイントや選び方を解説しました。

BPOを活用すれば、コストを削減したまま生産性を向上させることができます。

「依頼する目的をはっきりさせる」「依頼内容を具体的に定める」などの点を意識しながら、事業の効率化を図ってみてください。

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