健康診断

健康診断あるある【第1弾】〜社員の受診病院や日時の取り纏めが大変、、〜

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〜社員の受診病院や日時の取り纏めが大変、、〜

総務として健康診断の担当となって、3年目。

健康診断をただ受ける従業員側とは違って、健康診断を受けてもらう会社側にはいろいろな苦労があることがわかりました。
まず、健康診断を従業員に受診させることは会社の義務なのです!
ご存知でしたか?
私は、担当になるまで知りませんでした(汗)

私は担当になる前に、「会社の義務だから従業員として絶対に受けない!」といけないとう認識ではなく、「ちょっと面倒だなぁ、、、」と個人受診の際に予約を後回しにしていました。

その当時の担当さん、ごめんなさい!

会社の義務、働いている以上は絶対に受けないといけないとうい認識なら、さっと済ませるものですが、そんな意識がないとどうしても後回しにされがち。
そんな健康診断ですが、私の会社での健康診断の裏側は、管理しないといけないものが多いのにも関わらず、非常にアナログな世界が広がっていました。

健康診断

まず、下準備として年度始めに、エクセルに個人ごとの受診日や医療機関といった、昨年度の健康診断データを入力した表を作成します。
そうして作成された表をもとに、同じくらいの時期に受けていただけるよう、受診月の2ヶ月前に対象者に印刷した紙の案内を配ります。
これは、医療機関に予約を取ってもらい、受診日を教えてくださいというものです。
「この日までに予約をとってくださいね!」と期限を決めて案内するのですが、ついつい忘れられがち。
きちんと期限を守ってくれる方はいいのですが、予約をなかなか取ってくれない方には「健康診断の受診予約を取りましたか?」と何度も確認をしに行きます。
ちなみに、回収した紙の健康診断受診予定日をコツコツと、エクセルに入力するのもまた一苦労。

このITの時代になんで紙⁉︎全員がPCのフォーマットに入力してくれたらいいのにと思うのですが、うちの会社では現場で働いている方は会社支給のPCがないので、共有フォルダにエクセルを置いて各自が入力なんてことはできないのです。
まぁ、それができたとしても、誰かがエクセルの入力欄を間違えてしまう等、トラブルがありそうで怖いのでやらないだろうなと思いますが。

特に、忙しい管理職ほど、健康診断受診日を確定、その後変更されずに受診したかの確認が一苦労です。
健康診断を入れたけど、この日に重要な仕事が入っていけなかった、健康診断の予約日をずらしたけど受けに行くからいいでしょと教えていただけなかったりと、受診確認をする私としてはもやもやすることの連続です。昨年、私の上司はギリギリの3月31日に受診を完了しました。
担当からしたら、ひやひやものでした。

そんなこんなで、私の会社の健康診断の事務は、紙ベース、担当者の声かけといった地道な努力で回っています。

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