事務代行とは?外注できる業務やメリット・デメリットを解説!

事務担当者必見!この記事では事務代行の概要や、依頼できる業務を解説します。さらに、メリットやデメリット、依頼したときの費用相場も紹介しているので、業務の負担を軽減したい方はぜひ参考にしてみてください。

「事務作業に追われて、業務に専念できない・・・」と悩んでいる方におすすめなのが、事務代行です。

事務代行を依頼すれば、社員はコア業務に集中できるうえ、人件費や教育費などのコストを抑えることもできます。

今回は、事務代行とはどんなサービスなのかということや、任せられる業務の種類を紹介しました。

加えて、事務代行を依頼するメリットやデメリット、費用相場までお伝えするので、業務の生産性を向上したい方は、ぜひチェックしてみてください。

事務代行とは?

事務代行とは、企業の事務を代わりに行うサービスのことです。

受発注対応や在庫管理などの一般事務から、健康診断業務など専門的な事務まで、様々な仕事を代行することができます。

事務代行を依頼すれば、社員がコア業務に専念できるうえ、人件費や教育費のコストを削れるので、現在多くの企業が利用していますよ。

【20種類】事務代行を任せられる業務って何?

事務代行を依頼できる主な業務は以下の通りです。

事務代行を依頼できる業務
1.受発注代行
2.在庫管理
3.発送業務
4.受発注書類の作成・発行
5.名刺入力・名簿作成・整理
6.社内文書作成
7.見積書・請求書作成
8.データリサーチ
9.データ入力・チェック
10.アンケート入力・回収
11.スケジュール管理
12.メール対応
13.電話対応
14.カスタマーサポート
15.来客対応
16.イベント管理・対応
17.翻訳・バイリンガル
18.文字起こし
19.Webサイト運用
20.法務に関する業務

上記の他にも、最近注目を集めているのが「健康診断業務代行」です。

医療機関とのマッチングや予約・調整など、健康診断業務(以下、健診業務)を外注できるので、社員は専門業務だけに集中することができます。

事務代行を依頼する3つのメリット

事務代行を依頼するメリットは、以下の3つです。

  1. 社員が業務に専念できる
  2. コストを抑えられる
  3. プロに任せられるので安心

では、どのような点が魅力的なのかを解説していきましょう。

1.社員が業務に専念できる

事務代行を依頼することで、担当者がコア業務に専念できます。

会社に属している以上、どうしても専門業務以外の事務作業はつきものですよね。

ただ、事務作業に手間取ってしまうと中心業務へ時間をかけられなくなり、結果的に業務の生産性が低下してしまいます。

事務代行を専門業者に委託すれば、業務が効率化し、社員満足度にも繋がるでしょう。

限りある時間と人材が有効活用されるので、業績アップも期待できます。

2.コストを抑えられる

事務代行を導入することで、新しく人を雇うコストや人を育てるコストを抑えられます。

業務を効率的にまわそうと事務専門の人を新規採用するには、思っている以上の人件費がかかるものです。

とはいっても、他の社員に任せるには、事務をこなしてもらえるように指導をしなくてはいけません。

事務代行業者に依頼すれば、1ヶ月あたり5〜10万円で煩雑な作業を代わりに行ってくれるので、リーズナブルに業務をまわすことができます。

3.プロに任せられるので安心

事務代行業者はその道のプロなので、高いクオリティーで成果物を提出してくれます。

高品質が保証されているからこそ、社員が忙しい合間を縫って、事務作業を行なうときよりも、自社にとってメリットがあると言えるでしょう。

また、「専門的な事務業務を行なわなければいけないのに、自社で得意な人がいない!」という場合も、外注をすることで安心してコア業務に取り組むことができます。

プロ集団である事務代行業者に任せることは、結果として業務の効率化に繋がるのです。

事務代行を依頼する2つのデメリット

事務代行を依頼するデメリットは、以下の2つです。

  1. 業者を見極める必要がある
  2. ノウハウを積み上げられない

デメリットを事前に押さえておけば、「こんなはずではなかった・・・」と後悔することがなくなります。

ぜひ、事前に押さえておきましょう。

1.業者を見極める必要がある

事務代行業者の全てが、自社に合ったプランで運用してくれる訳ではありません。

業者を適切に見極めなければ、「頼まなければよかった・・・」という事態にもなってしまうので注意しましょう。

事務代行業者を選ぶ際は、ぜひ以下3つのポイントを意識してみてください。

  • 自社に合ったプランか
  • 費用は予算内か
  • 実績はあるか

事前に、どんな業務をいくらぐらいで依頼したいのか詳しく決めておくと、業者選びがスムーズに進みますよ。

2.ノウハウを積み上げられない

事務代行業者に依頼すると、社員が事務業務のスキルを身につけられなくなるデメリットがあります。

ただ、会社運用のうえで大切なのは、あくまでも「コア業務をどれだけこなせるか」です。

事務業務をマスターするために時間を割くよりも、会社運営に直接関わる業務に注力したほうが、業績アップに繋がります。

事務代行のノウハウを積み上げられないというデメリットは、会社を成長させるためには考えなくてもよい問題でしょう。

事務代行の費用相場

事務代行業者へ依頼する費用は、「月額固定制」と「従量課金制」のどちらかによって異なります。

こちらでは、それぞれの料金相場を紹介しましょう。

月額固定制の場合

月額固定制とは、1ヶ月あたり一定料金を支払ってサービスを受ける仕組みです。

事務代行を月額固定性で導入する場合は、大体時給2,000〜5,000円が相場でしょう。

1ヶ月あたりの費用相場は5〜10万円程ですが、契約時以外の業務を追加で依頼するときは別途費用がかかることもあります。

月額固定制は毎月一定の料金が必要なので予算が立てやすい一方で、1ヶ月未満の短期依頼はできないことが多いので注意しましょう。

従量課金制の場合

従量課金制とは、単価や時給が設定されており、1ヶ月の処理数に応じて費用が発生する仕組みです。

例えば、メール1通あたり150円の料金設定で100通送ってもらった場合、1ヶ月では15,000円を支払う必要があります。

従量課金制では月末にならなければ金額が分からないというデメリットがありますが、依頼したい分だけを無駄なくこなしてもらえる点がメリットです。

事務代行の予算を立てる時は、「月額固定制」と「従量課金制」のどちらが自社にマッチしているのか、考慮してみてください。

事務代行を依頼するときの注意点

事務代行を依頼する際に意識したいのが、「委託するときのルールを決める」ということです。

委託の目的を決め、依頼内容を書面やメールで残すことで、双方に誤解のないように取引を行うことができます。

さらに、自社のマニュアルを事前に伝えておけば、満足できる成果物を提出してもらうことが可能です。

【話題の事務代行】健康診断業務を外注してみよう!

最近話題の事務代行である「健診業務の代行サービス」。

医療機関の通知や従業員の手配など、多岐にわたる健診業務を外注することで「業務の標準化」を行うことができるため、多くの企業が導入を始めています。

弊社提供する「メディカルサポート 健康診断業務代行」では、以下のような業務の代行が可能です。

  • 健診業務の運用フロー構築
  • 健診実施医療機関のマッチング
  • 健診の予約、調整、変更対応
  • 健診の受診勧奨
  • 受診状況の進捗管理
  • 健診費用の一括精算
  • 健診結果のデータ化

健診業務を外注して、業務の効率化を図ってみてくださいね。

まとめ|事務代行を利用すればコストを抑えながらコア業務に専念できる

今回は、事務代行の概要や任せられる業務の一覧、さらにメリット・デメリットを解説しました。

事務代行を利用すれば、コストを削減しながら社員がコア業務に専念することができます。

どんな業務を外注するか迷っているなら、話題の事務代行である「健診業務の代行サービス」を検討してみましょう。

少しでも気になった方は、ぜひ「メディカルサポート 健康診断業務代行」へご連絡ください。

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